Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, die je nach Unternehmensgröße bis Ende 2026 oder, bei einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro, bis Ende 2027 laufen. Mit diesen Fristen wächst der Bedarf, eingehende und ausgehende E-Rechnungen verlässlich zu prüfen, bevor sie verbucht oder versendet werden.

Zwei Formate, zwei Prüfungen

XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format nach dem europäischen Standard EN 16931 und enthält keine visuelle Darstellung. ZUGFeRD dagegen ist ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML: Ein Mensch sieht ein gewohntes Rechnungs-PDF, ein System liest zusätzlich die eingebetteten, strukturierten Daten. Beide Formate erfüllen die Pflicht zur E-Rechnung, verlangen aber unterschiedliche Prüfungen. Bei XRechnung genügt die Prüfung der XML-Struktur gegen den Standard. Bei ZUGFeRD kommt eine zweite Frage hinzu: Stimmen das sichtbare PDF und das eingebettete XML inhaltlich überein?

Was der Prüfstand prüft

Der E-Rechnungs-Prüfstand, kostenlos betrieben unter german-ocr.de, prüft beide Formate auf Formatkonformität. Für ZUGFeRD-Dokumente gleicht er zusätzlich das sichtbare PDF mit dem eingebetteten XML ab. Diese zweite Prüfung deckt einen Fehlerfall ab, der sich einer reinen Format-Validierung entzieht: eine Rechnung, deren PDF und XML formal beide gültig sind, aber unterschiedliche Beträge oder Positionen zeigen. Für den Empfänger einer solchen Rechnung ist auf den ersten Blick nicht erkennbar, welche der beiden Versionen maßgeblich ist.

Warum diese Prüfung zählt

Mit den laufenden Übergangsfristen bauen viele Unternehmen neue Prozesse für die Rechnungsstellung auf, oft über mehrere Systeme oder Dienstleister hinweg. Ein formal falsches oder inhaltlich widersprüchliches Dokument fällt dabei nicht immer sofort auf, insbesondere wenn das PDF selbst unauffällig aussieht. Eine Prüfung vor dem Versand oder direkt beim Empfang schafft hier Klarheit, unabhängig davon, mit welcher Software die Rechnung ursprünglich erzeugt wurde. Das gilt für den Rechnungsempfänger ebenso wie für den Aussteller, der sich auf die Konformität seiner eigenen Ausgangsrechnungen verlassen muss.

Einordnung der Fristen

Die Pflicht zum Empfang gilt bereits seit Januar 2025 für praktisch alle Unternehmen im B2B-Bereich. Beim Ausstellen bleibt mehr Zeit, gestaffelt nach Unternehmensgröße. Wer die Übergangsfrist nutzt, um intern auf strukturierte Rechnungsformate umzustellen, sollte die Prüfung von Anfang an einplanen, statt sie erst beim Auslaufen der Frist nachzuholen.

Der E-Rechnungs-Prüfstand steht kostenlos unter german-ocr.de zur Verfügung.